기업·재단 재물조사, RFID 자산관리 시스템 구축 업체

재물조사를 앞두고 마음 편한 자산관리 담당자는 많지 않습니다.

특히 부서와 지점을 여러 곳 함께 운영하는 기업·재단이라면 부담은 한층 커집니다.

관리해야 할 자산은 수천 건에 이르는데, 노트북이나 모니터 같은 장비는 부서와 지점 사이를 쉴 새 없이 오갑니다.

정작 이동 기록은 남지 않는 경우가 많고, 본사 담당자가 각 부서·지점에 현황을 확인해 달라고 요청해도

협조가 매끄럽게 이뤄지지 않아 파악에만 상당한 시간이 걸리곤 합니다.

그렇게 시간이 흐르다 보면 재물조사 시점에는 자산대장과 실제 물품이 이미 어긋나 있는 경우가 대부분입니다.

 

이런 이유로 최근 여러 기업·재단이 RFID 자산관리 시스템 도입을 검토하고 있습니다.

단순히 장비를 교체하는 문제가 아니라, 여러 부서·지점을 아우르는 재물조사 방식 자체를 바꾸는 접근입니다.

이 글에서는 재물조사에서 겪는 구조적인 어려움부터, RFID 도입 시 실제로 거치는 과정, 기존 관리 방식과의 차이,

그리고 도입 성과를 가르는 요인까지 순서대로 짚어보겠습니다.

 

 

기업·재단 재물조사, 반복되는 구조적 문제

 자산관리는 대부분 총무팀·재무팀·IT팀 담당자가 본업과 함께 겸직으로 맡습니다. 전담 인력을 따로 두는 곳은 흔치 않습니다. 문제는 노트북, 모니터, 사무기기 같은 자산이 가만히 있지 않는다는 점입니다. 부서 이동, 자리 재배치, 퇴사자 발생 등으로 계속 움직이는데, 그 이동을 기록으로 남기는 경우는 드뭅니다. 구매 시점에는 자산대장에 등록하지만, 이동·반납·폐기 시점에는 기록이 빠지는 일이 많습니다.

 

이 격차는 평소엔 잘 드러나지 않다가 조사 시점에 한꺼번에 나타납니다. 담당자가 직접 자리를 돌며 실물을 확인하고 장부와 대조하는 수작업으로 이어지는 것도 이 때문입니다. "언제 산 건지, 왜 안 보이는지 파악하는 데만 며칠이 걸린다", "인수인계가 제대로 안 돼서 이미 처분한 물품이 전산에 남아 있다" 담당자들 사이에서 자주 나오는 이야기입니다. 결국 장부와 실물이 어긋나는 건 담당자 개인의 실수가 아니라, 자산은 계속 이동하는데 그 기록을 남길 체계가 없는 구조적인 문제에서 비롯됩니다.

 

 

 

 

RFID 도입 전, 전수조사가 선행돼야 하는 이유

 RFID 도입이라고 하면 태그부터 붙이는 장면을 떠올리기 쉽지만, 실제 첫 단계는 다릅니다. 그동안 미뤄뒀던 전수조사로, 시간이 지나며 쌓인 전산 기록과 실제 보유 물품 사이의 불일치를 있는 그대로 진단하는 것이 먼저입니다. 전산에는 있지만 실물이 없는 자산은 정리하고, 실물은 있지만 전산에 없는 자산은 새로 등록합니다. 이렇게 전산과 실물을 맞춘 뒤에야 RFID로 관리할 품목을 정하고, 태그를 출력해 부착하는 순서로 넘어갑니다.

 

이 진단 과정을 건너뛰면 안 되는 이유는 분명합니다. 어긋난 상태 그대로 태그만 붙이면, RFID로 관리를 시작해도 처음부터 틀린 데이터를 이어받게 됩니다. 전수조사로 현재 상황을 먼저 정리해야, 그다음부터 실물과 전산이 일치한 상태로 자산관리가 현행화됩니다. 정리가 끝나면 운영 방식 자체가 달라집니다.

 

구분	도입 전	도입 후
재물조사	사람이 물품을 하나씩 확인	RFID 리더기로 대량 인식
자산대장	엑셀 또는 부서별 분산 관리	시스템에서 통합 관리
이동 기록	누락 많음	이동 이력 자동 관리
분실 확인	재물조사 기간이 되어서야 발견	정기 점검으로 조기 확인
담당자 부담	겸직자가 수작업으로 처리	정기적인 운영 지원
보고서	수기 정리	자동·반자동 리포트 제공

 

 

이런 변화를 관통하는 목적은 세 가지입니다. 첫째, 자산관리의 현행화입니다. 전수조사로 한 번 맞춰둔 전산과 실물이 이후 이동·반납·폐기가 생길 때마다 계속 일치된 상태로 유지됩니다. 둘째, 재물조사의 편의성입니다. 사람이 일일이 확인하던 방식에서 리더기로 대량 인식하는 방식으로 바뀌면서 조사에 드는 시간과 인력이 크게 줄어듭니다. 셋째, 앞으로의 자산등재와 처분의 편의성입니다. 신규 자산은 구매와 동시에 등록·태그 발급까지 이어지고, 처분 시에는 태그 제거만으로 전산 정리가 함께 이뤄집니다.

 

 

ERP·엑셀·QR 기반 관리의 한계

많은 기업·재단이 이미 ERP나 엑셀, QR·바코드로 자산을 관리하고 있습니다.

그럼에도 재물조사가 매번 만만치 않은 이유는 방식 자체에 한계가 있기 때문입니다.

 

[RFID 기반 자산관리 타당성]

 

ERP는 취득·이동·폐기 이력을 기록하는 데는 강하지만, 실물을 스캔해서 확인하는 기능은 없습니다. 그래서 재물조사 때는 결국 ERP 데이터를 손에 들고 실물을 하나씩 대조하는 수작업으로 돌아가게 됩니다. QR·바코드는 최소한 스캔이라는 인식 수단은 있지만, 하나씩 스캔해야 하다 보니 자산 수량이 많아질수록 속도가 따라가지 못합니다. RFID는 시야에 들어오지 않아도 비접촉으로 여러 개를 동시에 인식할 수 있어, 자산 수가 많고 이동이 잦은 기업·재단 환경에 특히 잘 맞습니다.

 

다만 RFID도 만능은 아닙니다. 금속·액체·습도·온도 같은 현장 환경에 따라 인식률이 달라질 수 있어, 태그 선정과 부착 위치, 현장 동선까지 함께 설계하는 노하우가 실제 도입 성과를 좌우합니다. 자산대장 자체는 새 프로그램으로 옮겨가는 게 맞습니다. 기존에 ERP나 엑셀로 정리해 둔 자산 목록은 엑셀 파일 형태로 자산관리 프로그램에 업로드하면 되고, 이 프로그램은 각 기업·재단의 자산 분류체계와 운영 방식에 맞게 마이그레이션한 뒤 공급하는 방식으로 진행됩니다. 처음부터 모든 걸 새로 입력할 필요는 없다는 뜻입니다.

 

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[RFID 태그 부착모습]

 

 

RFID 도입 성과를 좌우하는 업체 역량 

RFID 시스템은 도입한 이후에도 운영 품질이 업체의 경험에 따라 크게 달라집니다. 특히 자산 규모가 크고 여러 부서·지점을 운영하는 기업·재단일수록 그 차이는 더 크게 나타납니다. 디비소프트뱅크는 다수 기관의 전수조사와 재구축, 신규 구축을 직접 수행해왔고, 행정안전부와 시청 등으로부터 매년 초청을 받아 담당자 대상 재물조사 실무 교육을 진행하고 있습니다.

 

이런 경험은 구축 과정 곳곳에서 드러납니다. 효율적인 전수조사, 정확한 태그 분류, 종류별로 적절한 부착 관리가 특히 중요합니다. 금속 재질이나 전자기기에는 차폐재를 덧댄 전자태그를 적용하고, 플라스틱·목재 같은 일반 물품에는 표준 태그를 부착하는 등 소재별로 정확한 소모품을 사용합니다. 부착 위치도 단순히 눈에 잘 띄는 곳이 아니라, 미관상 깔끔하면서 오부착이 없고 인식률이 가장 높은 지점을 기준으로 정합니다. 이 기준은 수많은 현장 경험으로 다져진 것입니다.

 

디비소프트뱅크는 현재 전국 1,025개 교육기관과 28개 기업·병원·연구소의 RFID 유지관리를 담당하고 있으며, 시청·교육지원청·공공연수원·도서관 등 다양한 기관에서 이런 경험을 쌓아왔습니다. 자산관리 점검 방식이 고민되신다면 무상진단을 통해 현재 상태를 먼저 확인하고, 그에 맞는 견적까지 받아보실 수 있습니다. 재물조사 효율을 높이는 첫걸음은 복잡한 도입 결정이 아니라, 지금 상태를 정확히 아는 것에서 시작됩니다.

 

 

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